Consultants inhuren: succesfactoren (2)

actueel donderdag 02 februari 2012

Consultants inhuren: succesfactoren (2)

Als je als bedrijf of instelling meer rendement wilt halen uit het geld dat je besteedt aan externe consultants, hoe doe je dat dan?

Volgens Michael Froehls (The Froehls Group) zijn er meerdere succesfactoren om een maximaal ‘consulting-ROI’ te realiseren.
(Begin van deze serie: hier.)

Succesfactor 3: Het juiste jaarbudget vaststellen
Bij de meeste bedrijven is het jaarbudgetteringsproces geïntegreerd in de financiële en strategische planning – dat aan het begin van de zomer begint en ergens rond november wpordt afgerond. In tegenstelling tot vast terugkerende kosten als personeel, huren, productiekosten en dergelijke is het lastig om de juiste consultingkosten te voorspellen, want:
- Projecten zijn per definitie eenmalig. De onderliggende projectbehoeften zijn moeilijk te voorspellen.
- Een project kan een paar dagen tot jaren duren.
- Hoe het project wordt bemand (grote adviesfirma, zelfstandige consultants, intern personeel), kan van grote invloed zijn op de projectkosten.
- Het consultingbudget van afgelopen jaar of zelfs de huidige consultinguitgaven zeggen niets over de toekomstige behoeften.
Daarom moet het proces van budgettering en onderliggende projectselectie in vier stappen plaatsvinden.

Effectiviteit en tevredenheid onderzoeken
Bepaal de effectiviteit van en tevredenheid over afgelopen projecten en consultinguitgaven. Dat is een taak voor de cfo. Heeft inhuur van consultants tot bevredigende resultaten geleid? Hebben de belangrijkste executives een goed gevoel over hoe consultants zijn ingeschakeld? Hoeveel is uitgegeven aan externe middelen in het licht van andere prioriteiten?

Als de antwoorden bemoedigend zijn, kan de budgetbespreking beginnen met een placeholder, zoals de uitgaven aan consulting (feitelijk én gepland) in het huidige jaar. Zo niet, dan moet er op een lager bedrag worden ingezet. Bijvoorbeeld: 20% verlaging van het consultingbudget.

Verwachte uitgaven berekenen
Plan en bereken de verwachte consulting- en projectgerelateerde uitgaven voor het komende jaar. Meestal bestaan die uit een combinatie van lopende projecten die niet in het huidige fiscale jaar worden afgerond plus een wensenlijstje van wat afzonderlijke executives in het komende jaar willen aanpakken. Kennis uit het verleden (over bijvoorbeeld de gemiddelde consultingfees en de kosten van interne projectresources) helpt de kosten van de komende projecten in te schatten.

Voor deze taak is het handig om een voormalige senior consultant in dienst te hebben. Het bedrag dat uit deze berekening komt, moet worden opgeteld met de gewenste (bottom-up) consultinguitgaven van de afdelingen/units.

Selecteren op rendement en noodzaak
Selecteer de projecten die de meeste waarde toevoegen en accordeer de consulting- en daaraan gerelateerde budgetten (overall en voor elke afdeling). De bottom-upwensenlijst overschrijdt waarschijnlijk het aanvankelijke doelbudget. De besprekingen hierover vinden verder plaats in het kader van het planningproces, samen met de onderhandelingen over de andere kostenposten.

Er is wel één verschil: de projecten moeten worden gerangschikt naar verwacht rendement en noodzaak, waarna de directie knopen doorhakt. Als er meer noodzakelijke, waardetoevoegende projecten zijn dan mogelijk is met het doelbudget, kan het budget eventueel worden verhoogd. De ervaring wijst echter uit dat dit alleen bij hoge uitzondering moet gebeuren. Veel projecten voegen namelijk uiteindelijk geen waarde toe, en executives moeten zich ertegen verzetten om verlossing te zien in consultingprojecten.

Als er bij vraag 1 ongemak is gebleken bij het management om uitgebreid consultants te blijven inschakelen, moet de organisatie vasthouden aan het gestelde doelbudget, rücksichtslos projecten van de wensenlijst schrappen en maling hebben aan paniekzaaierij van getroffen afdelingshoofden (“Als we dit project niet doen, gaat zus of van het bedrijf naar de knoppen!”).

Voorzie in een post ‘onvoorzien’
Reserveer geld voor onvoorziene kosten voor consultants en projecten. Het is handig om te werken met en discretionair budget dat onder de hoede van de ceo of de cfo staat en dat gedurende het jaar als ‘pot’ kan worden gebruikt. Zo’n bufffer heeft twee voordelen. Als het geld niet nodig is, realiseer je mooiere cijfers dan gepland. En als het extra geld wel nodig is, is het er en kan het worden gebruikt.

Succesfactor 4: klik hier.

Begin van deze serie: hier.

Meer nieuws

Management en Consulting

inloggen

zoeken in deze site

het laatste nummer

nieuwsbrief

word abonnee

bibliotheek

Professionalisering van het adviesvak

How many direct reports?

De val van de euro

Waarom veranderen niet van de grond komt

In the spotlight: Fons Trompenaars - How to make everybody win

Morele dilemma’s in het werk van een consultant

agenda

volg MenC_tweets

bureau >> zoekt

professional >> zoekt

transfers

volg MenC site feeds

actueel donderdag 02 februari 2012