• Mediawerf
  • Management & Consulting
  • Goed Bestuur & Toezicht
  • HMR
  • Knowly
Home / Blogs / Jan den Breejen / Lessen uit reorganisaties bij PostNL
Blog

Lessen uit reorganisaties bij PostNL

Lessen uit reorganisaties bij PostNL

22 augustus 2016 - Albert Rodenboog startte als nieuwe manager bij PostNL middenin een vastgelopen reorganisatie. "In 2012 kwam ik hier binnen en ik moest de zaak strak trekken samen met de werknemers en hun vertegenwoordigers", aldus Rodenboog, directeur Productie van PostNL en lid van het Executive Committee. "Mij werd duidelijk dat binnen een enorm bedrijf als PostNL reorganiseren in stapjes moet gebeuren. Iedere keer reorganiseerden we een aparte vestiging, waarbij luisteren naar de werknemers centraal stond. Eigenlijk zijn er afgelopen jaren dus zo’n 250 kleine reorganisaties doorgevoerd."

Door Jan den Breejen

De aanpak van PostNL staat beschreven in het boek De reorganisatie ontmaskerd - Leiderschap in ingrijpende veranderingsprocessen van Georgy Evers. Uit datzelfde boek blijkt ook dat diversiteit belangrijk is. Het is essentieel dat de juiste leiderschapsstijl in de juiste fase van een reorganisatie toegepast wordt. Zo vraagt de pioniersfase om een ondernemend type, terwijl de consolidatiefase om een leider vraagt die verbetert en de vernieuwing aanzwengelt. Als de terugvalfase wordt bereikt, is fors ingrijpen noodzakelijk en dat is niet voor ieder type leider weggelegd. Daarnaast is het van belang dat iedere leider medewerkers heeft die hem of haar aanvullen.

Terwijl intern het meubilair op zijn kop wordt gezet, mag de klant hier niets van merken. De gevel moet overeind blijven. "Het is de kunst om zo te veranderen dat de klant er niets van merkt, want PostNL heeft stevige concurrentie", zegt Rodenboog. Innoveren is voor PostNL belangrijk, omdat het bedrijf moet concurreren met bedrijven die gericht zijn op een lage prijs, waaronder DHL, UPS, FedEx, DPD GLS, Sandd en lokale postbedrijven. Het is een zogeheten ‘red ocean’. De focus ligt op excellente kwaliteit door innovatie. Daarmee onderscheidt PostNL zich van deze felle concurrenten, die soms diensten 20 procent goedkoper aanbieden.

Zelfsturend
Continue procesinnovatie blijft een speerpunt. Vrachtwagenproducent Scania in Zwolle is volgens Rodenboog een inspirerend voorbeeld van procesverbetering met behulp van lean en sociale innovatie. De productiemedewerkers van Scania zijn in hoge mate zelfsturend. Zo mogen ze zelf beslissen om de productie te stoppen als ze vinden dat er iets niet goed gaat.

Vertrouwen vormt volgens Rodenboog de basis voor continue innovatie . "Als er tijdens werkoverleg vertrouwen heerst en goed gecommuniceerd wordt en als alle perspectieven op tafel komen, dan ligt er een stevig fundament voor de continuous improvement-aanpak. De communicatie is bij PostNL de afgelopen jaren enorm verbeterd - zowel bottom-up als top-down - doordat er dagelijks aandacht voor is."

Duidelijkheid en cocreatie
Duidelijkheid is heel belangrijk voor meer betrokkenheid en productiviteit onder werknemers. Volgens Rodenboog zijn duidelijke processen en heldere doelen, taken en rollen het halve werk. Het uitgangspunt is dat werknemers actief betrokken worden en gaan meedenken (co-creatie). Als er vervolgens successen worden geboekt, heeft iedereen het gevoel daaraan te hebben bijgedragen. Een bijpassend beloningssysteem met een scherpe monitoring van de voortgang is daarbij van belang.

"De norm voor betrokkenheid bij het medewerkersonderzoek binnen onze branche is een score van 63-65. Wij zijn in vier jaar tijd gestegen van 56 naar 63. We meten de kwaliteit, kosten en motivatie." De resultaten van het onderzoek worden besproken bij het werkoverleg. Daarbij worden de vijf hoogst scorende PostNL-units gebruikt als interne best practices waar de laag scorende units van kunnen leren. Dat geeft een competitie-element en mobiliseert de energie.

Creativiteitswedstrijd
Om het denkvermogen van het uitvoerend personeel optimaal te benutten is er een wedstrijd ‘50.000 mensen, 50.000 ideeën’. Iedereen die weet hoe iets beter, anders of mooier zou moeten, kan zijn idee indienen. De inzendingen (circa 300) worden door een deskundige jury beoordeeld op haalbaarheid en rendement. Ongeveer twintig ideeën gaan door naar een volgende ronde waar de medewerker er - samen met een controller - een businesscase van maakt. Uiteindelijk worden de vijf beste ideeën toegepast in de praktijk, en wordt het allerbeste idee geïmplementeerd. De initiatiefnemers mogen dit zelf doen.

Leiderschap en organisatie
Toch zijn het diezelfde medewerkers waar PostNL nog kansen laat liggen. Een verbeterpunt is bijscholing en het bieden van uitdagende leerervaringen. Ook zou er meer aandacht mogen uitgaan naar de werk/privé-balans. "Hard werken is minder belangrijk dan slim werken. Af en toe afstand kunnen nemen is essentieel om het overzicht te houden en optimaal te kunnen blijven functioneren", zegt Rodenboog.

Dat PostNL pogingen doet blijkt uit het Investors in People-certificaat en investeringen in e-learningprogramma’s. Werknemers die het minder goed doen worden in contact gebracht met medewerkers die het wel goed doen. "Voor gedragsverandering blijven klassikale training en coaching belangrijke middelen", aldus Rodenboog.

Stip op de horizon
Die losse onderdelen samen vormen het grotere doel; de stip op de horizon is het jaar 2020. Het beeld dat daarbij hoort is dat van de ‘smart city’ waarbij de postbezorger van toegevoegde waarde is voor de buurt door monitoring en service.

Ook ontwikkelen focusgroepen nieuwe 'Uber-achtige' proposities en testen deze in samenwerking met startups. Wanneer het creatieve experiment commercieel succesvol is gebleken, wordt de innovatie geïntegreerd in de PostNL-organisatie. Het uitgroeien tot een netwerkorganisatie met concullega-pakketbezorgers is een kansrijke mogelijkheid. Maar daar zitten veel haken en ogen aan. "Vertrouwen moet verdiend worden", aldus Rodenboog.

 

Over Jan den Breejen
Jan den Breejen

Drs. Jan D. den Breejen MBE, CM is domeinmanager organisatie & teams bij Schouten & Nelissen. Hij schreef verschillende boeken en artikelen over leren en veranderen.

LinkedIn