• Mediawerf
  • Management & Consulting
  • Goed Bestuur & Toezicht
  • HMR
  • Knowly
Home / Blogs / Ron Jacobs / Leiderschap op afstand: handicap of must?
Blog

Leiderschap op afstand: handicap of must?

Leiderschap op afstand: handicap of must?

10 april 2014 - Sturen op afstand lastig? Helemaal niet, stelt Ron Jacobs. Het is niet alleen noodzakelijk, het is ook een kwestie van goed organiseren. Acht tips.

Door Ron Jacobs

Hoe doe je dat nu? Je ziet je managers amper vanwege de grote afstand, maar je moet ze wel beoordelen. Je ziet te weinig van ze en je bent afhankelijk van hun eigen gekleurde verhalen. Coachen, beoordelen, aansturen van medewerkers in Groningen; hoe doe je dat als je in Eindhoven zit? Je wilt als leider alles onder controle hebben maar alsmaar weer die afstanden. Of het nu het nieuwe werken is of vestigingen die verspreid door het land liggen. 'De resultaten blijven achter in Waddinxveen, ze bellen me niet en ik heb ze al een maand niet gezien. De doelen zijn toch helder…Ik moet er nu echt bovenop zitten, ik ga ze dagelijks controleren!'

Lastig? Nee, niet echt. 

Waarom is het niet lastig? Waarom is het eerder noodzakelijk om vertrouwen, ruimte en vrijheid te geven anno 2014?

Ten eerste verandert de wereld en de generatie nieuwe medewerkers. Millenials of generatie Y, of hoe ze ook mogen heten, houden van vrijheid en zelfbeschikking. Geluk wint het van het geld. Deze generatie, geboren na 1980, wil een baan met verantwoordelijkheid en betekenis voor de maatschappij en de wereld. Autonomie en vrijheid om zelf alles in te vullen. Krijgen ze het vertrouwen, dan wordt daar ook dankbaar gebruik van gemaakt. Deze nieuwe generatie krijgt intrinsieke motivatie door autonomie, sociaal contact en competentie volgens de populaire Self Determination Theory van Deci & Ryan. Deze theorie stelt dat naast de fysiologische basisbehoeften deze drie psychologische behoeften een cruciale rol spelen voor interne motivatie. Kortom, dit motivatiepatroon biedt dus juist tot kansen. Dingen voorkauwen, dagelijkse controle en actielijstjes verkleinen de autonomie en de creativiteit.

Ten tweede heeft de medewerker 2.0 ervaring met multi-tasken, techniek, internet en parallelle processen. Ze zijn doorgaans behoorlijk geschoold en opgegroeid met beeldcultuur. Dus hebben ze niet alleen een gunstig motivatiepatroon, ook hun competentiepatroon biedt kansen. Vrijheid en verantwoordelijkheid gaan dus in dit licht ook goed samen. 

De nieuwe medewerker is qua motivatie en competentie dus klaar voor meer ruimte en vrijheid.

En wat moet de leider nu doen?

1) Allereerst moet je de juiste mensen aantrekken. Medewerkers zonder iniatief, bevlogenheid en zelfstandigheid kun je missen als kiespijn. Wat je nodig hebt, is, om in BIG 5-termen te spreken: een redelijke mate van extraversie, een lage mate van neuroticisme en een hoge mate van mildheid (agreeableness). Juist dan heb je de professionals in huis die je ruimte en vertrouwen verdienen en dankbaar gebruiken.

2) Heb je de talentvolle professionals in huis, dan is een goed kompas onontbeerlijk. Hoe talentvol ook, zorg dat je op voorhand de afstand verkleint door een goed en helder kompas. Waar wil je heen met je teams en medewerkers, waar staan we voor en welke doelen willen we halen? Bovendien is het nodig om alle rollen en taken scherp over de bühne te brengen. 

3) Om de beperkte tijd het beste te benutten, dien je heel helder te zijn in hetgeen je verwacht qua resultaat en gedrag. Maak afspraken die staan. Maak afspraken zodat iedereen weet hoe de doelen gehaald kunnen worden. Met vage doelen en afspraken is de tijd altijd te kort om te coachen en te sturen.

4) Maak vanwege de tijd en afstand afspraken over wanneer en hoe je met elkaar communiceert. Wie neemt het iniatief? Hoe vaak komen we als team samen? 

5) Laat een virtueel kantoor met conferentie-technologie aanleggen. De lijnen kunnen dan constant open staan voor online contact-momenten. Op afstand maar toch met kenmerken van face-face contact. Regel individuele sessies en mogelijk teamsessies. Digitale flip-over en informatie is makkelijk en hanteerbaar. De medewerker 2.0 gaat hier zeer intuïtief mee om. Onze koude voeten zijn het gevolg van pure onwennigheid en angst voor het digitale onbekende.

6) Hanteer de juiste stijl van leidinggeven: verticale controle en planning, dat gaat niet samen met leidinggeven op afstand. Motiveren op basis van lijstjes, procedures en vinkjes werkt niet meer. Turfsmurven en excelfundamentalisten worden steeds minder gepruimd. Zoals Matthieu Weggeman zegt: „Vonken moeten we in plaats van turven.” Motiveren doe je op basis van eigenaarschap, het betrekken bij de ambitie en het laten ontplooien van eigen routes. Dit doe je door je dienend op te stellen en vertrouwen te geven. Natuurlijk zul je daarbij bij tijd en wijle assertief moeten optreden.

7) Vier alle successen: waardeer ze expliciet. Benoem ze in online en face-to-face meetings. Geef aan hoe ze uitgebouwd kunnen worden. Volgens de theorie van Appreciative Inquiry (AI) werkt het als je successen benadrukt en de medewerkers zelfstandig uit laat werken wat gewerkt heeft en hoe het verder uitgebouwd kan worden. In plaats van te focussen op de problemen, focus je nu op de werkwijzen die veel opgeleverd hebben. Je laat het team zelf het plaatje in de toekomst maken. Ze stippelen zelf de weg uit.

8) Wees alert op schaarste van middelen (tijd, geld, ruimte, informatie) in een vestiging of bij een team; schaarste van een middel blijkt de bandbreedte van het denken en creativiteit erg te verkleinen. Zo zal ook kortzichtigheid sneller optreden. Men zal teveel zijn gefocust op het opheffen van de schaarste en dus het grotere geheel niet zien. Mullainathan & Shafir, een Harvard-econoom en een Princeton-psycholoog, hebben in hun recente boek Schaarste deze inzichten verder uitgediept.

Flying people
De schitterende video Flying people ( http://youtu.be/dcDN409ZBv4) laat zien hoe gemodelleerde mensen aangestuurd worden als vliegtuigen en zich laten sturen in de lucht. Het is een treffende metafoor voor de klassieke autocratische stijl van leidinggeven. Maar die werkt niet meer, es war einmal. De sleutels van succes liggen in het geven van vertrouwen, ruimte en zelfstandigheid. Uiteindelijk zal 80 procent van de medewerkers hier klaar voor zijn. Zij willen een mix hebben van verantwoordelijkheid en vrijheid. Die andere 20 procent zullen medewerkers zijn die de kantjes er van af lopen, mentaliteit missen en terugval vertonen in competentie. Daar zal wel assertief gehandeld moeten worden, dus met meer planning en controle. Maar dat zullen steeds meer uitzondering dan regel zijn. 

Afstand is dus niet makkelijk, het is cruciaal! De nieuwe medewerker is er klaar voor. 
 

Over Ron Jacobs
Ron Jacobs

Wat heb ik te bieden? 

Ik bied consultancy, coaching en tools aan voor professionals die meer uit zichzelf willen halen, meer impact willen bewerkstelligen op klanten, collega’s en medewerkers. Hiervoor schrijf ik boeken, deel ik artikelen en geef ik diverse lezingen en workshops. Allemaal op het snijpunt van management, psychologie en communicatie.

Aan wie? 

Aan iedereen die deze complexe wereld van emoties en gedrag wil beheersen. Iedereen die graag grip wil hebben op zijn of haar gedrag kan profiteren van mijn expertise, gedachten, inzichten en praktische hulpmiddelen. 

In mijn blogs zal ik mijn kennis en inzichten rondom management en psychologie met je delen. Wil je meer weten over deze onderwerpen, sneller grip krijgen op wat je gesprekspartner denkt en voelt of betekenis geven aan zijn of haar lichaamstaal, lees dan mijn boek ‘Ik zie ik zie wat jij niet zegt’ uit 2013

 

Mijn interesses liggen in 2014 op de volgende terreinen:

-Total Leadership

-Cognitive Bias Modification;

-Appreciative Inquiry voor teams en organisaties;

 

Meer informatie op www.rafjacobs.com.