Home / Blogs / Siets Bakker / Gaten dichten
Blog

Gaten dichten

Gaten dichten

15 maart 2019 - Denken in onderstroom en bovenstroom, of het nou systeemdenken, systemisch denken of circulair denken heet: het is inmiddels behoorlijk gemeengoed geworden in de wereld van management en consulting. Mooie, blijvende resultaten worden geboekt. Er is echter één element uit deze benaderingen dat steeds onderbelicht blijft, ondanks dat iedere manager en consultant ermee te maken heeft. Daar gaat deze blog over.

Door Siets Bakker

Een systeem als een organisatie, team of product ‘wil’ compleet zijn. Dit betekent dat wat je op bovenstroomniveau als een probleem ervaart, op onderstroomniveau een manier is om een gat te dichten. Hoe dit werkt laat zich het beste in een voorbeeld vertellen:

Ik was uitgenodigd een intakegesprek voor een opdracht als programmamanager ‘harmonisatie administratieve HR processen’ bij een zorginstelling. Ik vond het bijzonder dat ik overwogen werd als programmamanager, mijn kennis van processen is vrij basaal. Ter voorbereiding bezocht ik de website van de instelling. De instelling was drie jaar geleden ontstaan uit een fusie van drie andere instellingen. Ik vroeg me af welke instellingen dat waren, maar vond er niets over op de website.

Drie zaken zijn opvallend in deze casus:

  1. Er wordt een adviseur uitgenodigd die niet over de benodigde kennis beschikt
  2. Harmonisaties van administratieve processen zouden op z’n langst een volledige begrotingscyclus, in dit geval een jaar, moeten duren.
  3. Zorgorganisaties hebben vaak lange geschiedenissen, met veel verhalen over wat er gebeurd is. Door die niet meer te noemen, is het alsof ze niet bestaan hebben. 

Het niet harmoniseren is best een goede oplossing om de oude organisaties niet te vergeten. Als er zoiets aan de orde is, ben je als programmamanager kansloos om succesvol te zijn. Of je behaalt succes alleen zolang er druk op staat.

Als je opdracht op onderstroom het dichten van een gat is, dan kan je resultaat hooguit tijdelijk zijn. Want het gat blijft bestaan. De organisatie heeft er alleen tijdelijk wat minder last van. Veel consultants en managers zijn heel goed in het dichten van gaten. Vooral als ze zijn opgegroeid met zelfbeelden als ‘ik draag het wel, ik ben sterk’ of ‘ ik moet helpen, mag geen nee zeggen’ of ‘ik moet het zelf doen’. Die zelfbeelden veroorzaken hardnekkige, persoonlijke patronen en verleiden je steeds om het gat te dichten.

Het voorkomen is heel eenvoudig: onderzoek voor je een opdracht aanvaardt, wat de betekenis van de opdracht op de onderstroom is.

‘Weten jullie zeker dan je een programmamanager harmonisering nodig hebt?’ vroeg ik in het intakegesprek. ‘Waarom zorg je niet dat de oude organisatie herinnerd worden op een manier waar je iets aan hebt? Dan vervalt de functie van het in stand houden van de verschillende processen.’ De manager keek heel verbaasd, de uitvoerende medewerkers knikten.

Vraag jezelf af in welk scenario de huidige situatie de best mogelijke uitkomst is en wees bereid elk antwoord onder ogen te zien. Ook als dit betekent dat de opdracht niet meer bestaat, zoals in het voorbeeld. Zo sta je werkelijk ten dienste van de organisatie en maak je blijvend verschil.

Meer blogs van Siets Bakker

 

Over Siets Bakker
Siets Bakker

Siets Bakker is organisatieadviseur en auteur. Zij vertaalt systemische kennis naar vragen en maakt deze kennis toegankelijk in het boek Rake Vragen. Als de vraag de plek waar het vastzit raakt, komt de natuurlijke overvloed als vanzelf weer beschikbaar in processen, opvattingen en structuren. Meer informatie op www.sietsbakker.nl