• Mediawerf
  • Management & Consulting
  • Goed Bestuur & Toezicht
  • HMR
  • Knowly
Home / Nieuws / Algemeen / 4 tips voor voor meer inzicht in de organisatie
Nieuws

4 tips voor voor meer inzicht in de organisatie

4 tips voor voor meer inzicht in de organisatie

26 mei 2016 - Beter toezicht? Ken de organisatie! Theo van Iperen schrijft over tips om uw organisatie beter te leren kennen en problemen eerder te signaleren.

4 tips voor voor meer inzicht in de organisatieDoor Theo van Iperen

Terwijl organisaties dol worden gemaakt door problemen in de top, leven niet zelden de toezichthouders in de veronderstelling dat het allemaal prima gaat. Problemen in de top bereiken toezichthouders vaak te laat, waardoor veel onnodige schade wordt geleden. Hoe kan dat, en hoe kan dat beter?

Signalen zijn er wel, maar die zijn niet direct te herkennen als mismanagement of incompetentie. Natuurlijk, een overname gaat niet door, maar gebeurt dat niet overal wel eens? Een aangekondigde reorganisatie wordt op de lange baan geschoven, maar daar zijn toch goede redenen voor? De ondernemingsraad is fel gekant tegen een belangrijke strategische keuze, maar zijn die niet altijd lastig?

Bestuurders zijn gemiddeld genomen welsprekende en intelligente mensen, die bij dit soort gebeurtenissen altijd een goed verhaal hebben. Gemiddeld genomen duurt het naar mijn ervaring vijf jaar voordat incompetentie aan de top de toezichthouder bereikt. Hoe kan dat sneller?

Verbinding met de rest van de organisatie is het toverwoord. Natuurlijk zijn er al verbindingen tussen de toezichthouders en de rest van de organisatie. Jaarlijks spreekt de toezichthouder met de ondernemingsraad, cliëntenraad of medezeggenschapsraad. Maar veelal komen die gesprekken niet veel verder dan formele uitwisselingen van beleefdheden. De machtsafstand en het standsverschil zijn simpelweg te groot om tot een echt gesprek te komen. Ook spreekt de toezichthouder of de audit committee met de accountant en controller. Hier is het vaak een onzichtbaar web van wederzijdse relaties en onderlinge belangen dat een echt goed gesprek belemmert.

 

Een paar eenvoudige maatregelen doet al wonderen. Ze zijn in 30 seconden te nemen en geven veel meer zicht op het functioneren van de top.

    1. Houd exitgesprekken met alle vertrekkers uit de tweede lijn

De mensen die als eersten horendol worden van aberraties aan de top, zijn de mensen direct onder hen. Een hoog verloop daar is natuurlijk een signaal, maar weinig verloop betekent niet dat het goed gaat. Voer daarom als toezichthouder met alle vertrekkers uit de tweede lijn standaard een exit-gesprek, ook met de interimmers. Een rijke bron van informatie over hoe de top nu werkelijk functioneert.

   2.  Zorg voor bedrijfs-e-mailadressen voor de toezichthouders

De drempel tussen de organisatie en de toezichthouder is vaak erg hoog. Nu is distantie ook nodig, want het bestuur bestuurt en de toezichthouder houdt toezicht, maar enige bereikbaarheid voor de organisatie is helemaal niet gek. Zorg daarom dat alle toezichthouders een bedrijfs-e-mailadres hebben en zorg dat die ook gepubliceerd zijn op het intranet. Dat geeft ruimte om contact te zoeken wanneer het echt nodig is.

  3  Bouw aan verbinding lager in de organisatie

Waar liggen de uitdagingen voor de organisatie, waar zit de achilles hiel, waar is het kwetsbaar? Zorg dat toezichthouders ook bij vertrekkers uit deze groepen eens een exitinterview voeren. Of ga eens bij een werkoverleg zitten of laat je uitnodigen als toehoorder bij een beleidssessie. Hoor waar die mensen mee bezig zijn, hoe zij om gaan met de materie, wat er op die afdelingen aan de hand is. Een bron van kennis en ervaring.

 4  Bij een niet-pluisgevoel, grijp in

Merkt de toezichthouder dat het niet gaat, dat een bestuur dingen niet voor elkaar krijgt, grijp in, talm niet. Pappen en nathouden, steunstructuren, coaching, verbetertrajecten, het werkt zelden op dit niveau. En als het op de kritische dossiers niet loopt, loopt het meestal ook niet op de andere dossiers en wordt het nooit wat. Alleen maar risico en pijn voor de organisatie. Luister naar je gut feeling en neem die maatregel. Want te vaak voelt iedereen het wel aan zijn water, maar is het toch lastig die kaart te trekken. En dat gaat altijd ten koste van de organisatie, de klanten en de medewerkers.

Ik maak me sterk dat met dergelijke maatregelen veel bedrijfsellende voorkomen kan worden. Of veel sneller bijgebogen kan worden. Denk aan Imtech, Rochedale, Vestia of Meavita. Ik zou mijn geld durven te zetten op Booking.com. Daar vormt de board een krachtig tegenwicht tegen de executives.

Theo van Iperen, partner Giotto management consultants